docs: whistleblowing and referrals (#1534)

Author: lenkab151

sources/legal/latest/policies/whistleblowing-policy.md

@@ -0,0 +1,150 @@
+---
+title: Apify Whistleblowing Policy
+description: Apify's whistleblowing policy describes how illegal activities can be reported, as required by law.
+sidebar_label: Whistleblowing Policy
+sidebar_position: 5
+category: legal
+slug: /whistleblowing-policy
+---
+
+# Apify Whistleblowing Policy
+
+<!-- vale off -->
+
+[verze v českém jazyce níže]
+
+Last updated: April 14, 2025
+
+At Apify, we are committed to upholding the highest standards of integrity, ethics, and accountability. As part of this commitment and to comply with the EU Directive and Czech Republic laws, we have implemented an internal whistleblowing system to ensure prompt and transparent reporting of any concerns related to unethical behavior, violations of company policies, or any other wrongdoing.
+
+## Applicability
+
+In compliance with the applicable law, Apify excludes the possibility for reports to be submitted by persons other than those performing or having performed:
+
+- dependent work for Apify in the employment relationship (i.e., both under an employment contract and agreements made outside of employment, so-called “DPP/DPČ”);
+- voluntary activities; or
+- professional practice or internship.
+
+The exclusion does not apply to job applicants.
+**Apify does not accept anonymous reports.**
+
+## Who can help you?
+
+Your report will be received by our incident resolver. The incident resolver is bound by confidentiality and will protect your identity and the information you have provided.
+
+However, please note that if we find that the report is knowingly false, the protection does not apply, and you may be subject to a fine under the Whistleblower Protection Act. Apify may also take additional measures (protection under the Whistleblower Protection Act does not apply to you in such a case).
+
+## How to submit a report?
+
+You can submit a report to the incident resolver in writing via:
+
+- email at whistleblowing[at]apify[dot]com;
+- mail at Apify’s registered office address: Vodičkova 704/36, Nové Město, 110 00 Praha 1 (label the letter as “TO: SR. COUNSEL - CONFIDENTIAL”);
+
+Or verbally:
+
+- by calling 770627132; or
+- in-person at a location agreed upon with the incident resolver (you can arrange this through the contact details provided for the incident resolvers above), where the report submission will be allowed within a reasonable period after your request, but no later than 14 days.
+
+The incident resolver will write a transcript of the verbal report.
+
+If you make a report in a way other than through the channels mentioned above (for example, by emailing another colleague within Apify), such a report will not be considered a report within the meaning of the Whistleblower Protection Act.
+
+Apify may handle it differently, and you will not be entitled to protection under the Whistleblower Protection Act.
+
+### Reporting at the Ministry of Justice
+
+Apart from the internal reporting system, the Whistleblower Protection Act provides additional reporting means. These external reporting avenues encompass:
+Utilizing the Czech Ministry of Justice reporting system, available at the following address: https://oznamovatel.justice.cz/.
+Making a report through public disclosure, such as in the media (limited to cases explicitly outlined in § 7 para. 1 letter (c) of the Whistleblower Protection Act).
+
+## What happens after a report is submitted?
+
+Within seven calendar days of receiving your report, Apify incident resolver will provide you with written confirmation of its receipt unless you have explicitly indicated a preference not to be informed. This confirmation also does not apply where disclosure could compromise your identity.
+
+The incident resolver will thoroughly investigate the circumstances of the reported conduct within Apify based on the information provided. Following this, provided the report is qualified as reasonable, they will propose measures to prevent the reported conduct from continuing and rectify the situation. The incident resolver will monitor the acceptance and implementation of these measures. We assure you that Apify will not take any negative (retaliatory) actions against you as a result of the report, such as termination of employment, salary reduction, or other disadvantages. The resolver will inform you of the investigation findings within 30 days of receiving the report, indicating whether it was deemed reasonable. In more complex cases, the deadline may be extended by up to 30 days, but not more than twice. After specific measures are implemented, the incident resolver will promptly provide you with an update.
+
+## Processing personal data in the whistleblowing agenda
+
+In connection with whistleblowing, Apify primarily receives personal data from the whistleblower, or based on Apify's own activities in assessing the reports.
+
+The purpose of processing personal data is to receive, assess, and handle cases of reports, maintain a record of reports, prevent illegal activities (especially corruption, fraud, or unethical behaviour), and enforce compliance with legal and internal regulations and obligations.
+
+Following personal data categories are typically processed in connection with whistleblowing: name, surname, date of birth, and contact address of the whistleblower; personal data present in the content of the report, including, for example, the identification of the person against whom the report is directed.
+
+The recipient of the personal data related to whistleblowing is the designated incident resolver, who receives individual reports, records them, assesses their validity, investigates, etc. Some personal data (excluding the identification of the whistleblower) may also be accessible to Apify's authorized employees (appropriately informed), based on the discretion of the incident resolver.
+
+External incident resolvers act as Apify's processors of personal data processed in connection with the whistleblowing agenda.
+
+Personal data may be further disclosed to a court, public prosecutor, police authority, National Security Office, Tax Office and Tax Directorate, Office for Personal Data Protection, and other entities based on legal obligations.
+
+The incident resolver is obliged to retain reports submitted through the internal reporting system and keep a record of data on received reports for a period of 5 years from the date of its receipt.
+
+**NOTE: Due to the specificity of processing in this area, Apify notes that the exercise of certain rights related to the processing of personal data (especially the right to access) and information obligations may be restricted due to the legal obligation to protect the identity of the whistleblower and other individuals mentioned in the report to avoid possible disruption of the investigation of reported information.**
+
+---
+
+# Ochrana oznamovatelů v Apify
+
+V Apify jsme se zavázali dodržovat nejvyšší standardy integrity, etiky a odpovědnosti. Jako součást tohoto závazku a pro účely plnění směrnice EU a relevantních zákonů České republiky jsme zavedli systém pro podávání a posuzování oznámení o možném protiprávním jednání s cílem zajistit promptní a transparentní řešení takových podnětů.
+
+## Kdo je oprávněn podávat oznámení?
+
+V souladu se zákonem Apify vylučuje možnost přijímání oznámení od jiných osob než těch, které pro Apify vykonávají nebo vykonávaly:
+
+- závislou práci v rámci základního pracovněprávního vztahu (tzn., jak v rámci pracovního poměru, tak dohod uzavřených mimo pracovní poměr, tzv. DPP/DPČ);
+- dobrovolnickou činnost; nebo
+- odborné praxe či stáže.
+
+Toto vyloučení se nevztahuje na uchazeče o zaměstnání. **Apify nepřijímá anonymní oznámení.**
+
+## Kdo bude řešit Vaše oznámení?
+
+Vaši zprávu obdrží příslušná osoba, a to Apify Sr. Counsel.
+
+Příslušná osoba je vázána mlčenlivostí a bude chránit Vaši identitu a poskytnuté informace.
+
+Nicméně, je třeba zdůraznit, že v případě zjištění, že poskytnuté oznámení je vědomě nepravdivé, nebude na Vás vztahována ochrana a může dojít k uložení pokuty podle zákona o ochraně oznamovatelů. Kromě toho může Apify přijmout i jiná dodatečná opatření. Ochrana podle zákona o ochraně oznamovatelů se tedy v případě vědomě nepravdivého oznámení neuplatní.
+
+## Jak podat oznámení?
+
+Oznámení můžete podat výše uvedené příslušné osobě buďto písemně:
+
+- e-mailem na whistleblowing[zavináč]apify[tečka]com;
+- poštou zasláním na adresu sídla Apify: Vodičkova 704/36, Nové Město, 110 00 Praha 1 (dopis označte jako “K RUKÁM SR. COUNSEL - DŮVĚRNÉ”);
+
+nebo ústně, a to:
+
+- telefonicky na 770627132 v době mezi 10:00 - 12:00 v pondělí či ve středu (vyjma státních svátků);
+- osobně na předem dohodnutém místě s příslušnou osobou (schůzku si můžete domluvit s příslušnou osobou prostřednictvím uvedených kontaktních údajů výše). Schůzka s Vámi bude uskutečněna v rozumné lhůtě po oznámení Vašeho požadavku, nejpozději však do 14 dnů.
+
+O ústním oznámení sepíše příslušná osoba protokol.
+
+Pokud podáte oznámení jiným způsobem než prostřednictvím výše uvedených kanálů (např. e-mailem jinému kolegovi v Apify), taková zpráva nebude považována za oznámení ve smyslu zákona o ochraně oznamovatelů. Apify s ní může nakládat v jiném režimu, avšak nebudete mít nárok na ochranu podle zákona o ochraně oznamovatelů.
+
+### Oznámení na Ministerstvo spravedlnosti
+
+Apify je dále povinna Vás informovat o skutečnosti, že kromě interního oznamovacího systému implementovaného Apify existuje i možnost podat oznámení prostřednictvím systému Ministerstva spravedlnosti dostupného na následující adrese https://oznamovatel.justice.cz/.
+Veřejného zveřejnění, a to například v médiích. Tato možnost je však omezena na případy explicitně uvedené v § 7 odst. 1 písm. (c) zákona o ochraně oznamovatelů.
+
+## Jak budou Vaše oznámení zpracována?
+
+Do sedmi kalendářních dnů od obdržení Vašeho oznámení Vám příslušná osoba potvrdí jeho přijetí, ledaže jste v oznámení explicitně uvedli, že o přijetí oznámení nechcete být vyrozuměn(a). Toto potvrzení Vám nebude zasláno také v případě, pokud by mohlo dojít k prozrazení Vaší identity jiné osobě.
+
+Příslušná osoba důkladně prozkoumá okolnosti uvedené v podaném oznámení. Shledá-li příslušná osoba oznámení jako důvodné, navrhne následně opatření k zabránění pokračování hlášeného chování a k nápravě situace. Přijetí a provedení těchto opatření bude monitorováno příslušnou osobou. Ujišťujeme vás, že Apify nevykoná žádné negativní (represivní) kroky vůči Vám v důsledku oznámení, jako je ukončení zaměstnání, snížení mzdy nebo jiné nevýhody. Příslušná osoba Vás informuje o výsledcích vyšetřování do 30 dnů od obdržení oznámení, a to včetně vyjádření, zda bylo posouzeno jako důvodné, či nikoli. V případě složitějších situací může lhůta být prodloužena o maximálně 30 dnů, avšak nikoli více než dvakrát za sebou. O konkrétních opatření, která byla provedena v návaznosti na Vaše oznámení, Vás bude příslušná osoba bez zbytečného odkladu informovat.
+
+## Zpracování osobních údajů
+
+V souvislosti s agendou ochrany oznamovatelů získává Apify osobní údaje především od oznamovatele, případně na základě vlastní činnosti Apify při posuzování oznámení.
+
+Účelem zpracování osobních údajů je přijímání, posuzování a vyřizování případů oznámení, vedení evidence oznámení, předcházení protiprávní činnosti (zejména korupci, podvodům nebo neetickému jednání) a vymáhání dodržování právních a interních předpisů a povinností.
+
+V souvislosti s agendou ochrany oznamovatelů jsou obvykle zpracovávány následující kategorie osobních údajů: jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele; osobní údaje vyskytující se v obsahu oznámení, včetně např. identifikace osoby, proti které oznámení směřuje.
+
+Příjemcem osobních údajů týkajících se agendy ochrany oznamovatelů je určená příslušná osoba, která jednotlivá oznámení přijímá, eviduje, posuzuje jejich oprávněnost, prošetřuje apod. K některým osobním údajům (s výjimkou identifikace oznamovatele) mohou mít na základě rozhodnutí příslušné osoby přístup také pověření a náležitě poučení zaměstnanci Apify.
+
+Osobní údaje mohou být dále poskytnuty soudu, státnímu zastupitelství, policejnímu orgánu, Národnímu bezpečnostnímu úřadu, finančnímu úřadu a finančnímu ředitelství, Úřadu pro ochranu osobních údajů a dalším subjektům na základě zákonných povinností.
+
+Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podaná prostřednictvím interního oznamovacího systému a evidovat údaje o přijatých oznámeních po dobu 5 let ode dne jejich přijetí.
+
+**UPOZORNĚNÍ: Vzhledem ke specifičnosti zpracování v této oblasti Apify upozorňuje, že výkon některých práv souvisejících se zpracováním osobních údajů (zejména práva na přístup) a informačních povinností může být omezen z důvodu zákonné povinnosti chránit identitu oznamovatele a dalších osob uvedených v oznámení, aby nedošlo k případnému narušení šetření oznámených informací.**

sources/legal/latest/terms/candidate-referral-program-terms-and-conditions.md

@@ -0,0 +1,50 @@
+---
+title: Apify Candidate Referral Program
+description: Apify Candidate Referral Program is a public promise of a remuneration for referred candidates.
+sidebar_position: 6
+sidebar_label: Candidate Referral Program Terms
+category: legal
+slug: /candidate-referral-program-terms
+---
+
+# Apify Candidate Referral Program
+
+<!-- vale off -->
+
+Last Updated: April 14, 2025
+
+---
+
+Apify Technologies s.r.o., as the announcer (“**Apify**”), is constantly looking for new employees and prefers to recruit people based on credible references.Therefore, Apify is announcing this public candidate referral program.
+
+Apify undertakes that any individual (“**You**”) who:
+
+is neither:
+
+- currently employed by Apify;
+- a person who carries out business in human resources;
+- a recruiting agency, or a person cooperating with recruiting agency in any other capacity;
+
+and recommends to Apify a suitable job candidate (“**Candidate**”):
+
+- for any open full-time position published on the Apify Job page available at: https://apify.com/jobs;
+- who is not already in Apify’s applicant database, and is not active in the recruitment process (in which case you will be informed by Apify);
+- with whom Apify concludes an employment contract that establishes full-time employment between Apify and the Candidate (any candidates hired on a “DPP/DPČ” basis are excluded from this program);
+- who confirms that he/she was recommended to Apify by you and
+- whose employment with Apify is not terminated during the probationary period;
+
+will receive a reward of **CZK 20,000** from Apify for each such Candidate.
+
+If the Candidate is hired in a capacity other than full-time engagement, the reward will be prorated accordingly. If the Candidate transfers from part-time and/or “DPP/DPČ” to full-time engagement, you will not be entitled to any additional reward.
+
+A person will be considered a Candidate recommended by you only if you send the Candidate’s CV and contact details to the email address jobs[at]apify[dot]com. As it’s very important for Apify to respond promptly and avoid any inconveniences, Apify cannot accept any other method of recommendation. Sending resumes and information directly to  jobs[at]apify[dot]com ensures that the entire Apify recruiting team receives the referral and can take care of the Candidate. When submitting the resume, please provide as much supporting information as possible about why Apify should hire the Candidate.
+
+You shall become entitled to the reward after the Candidate’s probationary period successfully passes. Apify will issue a protocol confirming the payout of the reward. Reward payment is based on your signature of the protocol. It is payable by bank transfer to the account specified in the protocol within thirty (30) days from the date of the protocol signature.
+
+Please note that the reward is subject to the applicable taxes. You are solely responsible for any related tax obligations (such as tax returns, etc.).
+
+You may recommend more than one Candidate. If you and someone else recommend one Candidate for the same open position in parallel, the reward will be provided to the individual who recommended the Candidate first for that specific open position.
+
+The current list of open positions is available on the Apify Job page: https://apify.com/jobs.
+
+This Apify Candidate Referral Program is effective from its publication and remains in effect as long as it is published on the website www.apify.com. Apify reserves the right to modify or revoke this Candidate Referral Program and its terms at any time and at its sole discretion by removing it from the website www.apify.com.