Skip to content

workflows.md

Latest commit

 

History

History
269 lines (221 loc) · 8.04 KB

workflows.md

File metadata and controls

269 lines (221 loc) · 8.04 KB

Workflows Administratifs - Le Circographe

Ce document décrit les workflows administratifs du Circographe, c'est-à-dire les processus métier qui impliquent des actions administratives. Ces workflows sont conçus pour garantir la cohérence des opérations et faciliter la gestion de l'association.

Gestion des adhésions

Processus d'adhésion

flowchart TD
    A[Demande d'adhésion] --> B{Formulaire complet?}
    B -->|Non| C[Demande de complétion]
    C --> A
    B -->|Oui| D[Vérification des informations]
    D --> E{Informations valides?}
    E -->|Non| F[Demande de correction]
    F --> A
    E -->|Oui| G[Création de l'adhésion]
    G --> H[Génération du paiement]
    H --> I{Paiement effectué?}
    I -->|Non| J[Relance de paiement]
    J --> I
    I -->|Oui| K[Validation de l'adhésion]
    K --> L[Envoi de la carte de membre]
    L --> M[Fin du processus]
Loading

Étapes détaillées

  1. Demande d'adhésion

    • Le membre remplit le formulaire d'adhésion en ligne
    • Le système vérifie automatiquement la complétude du formulaire

  2. Vérification des informations

    • L'administrateur vérifie les informations fournies
    • Vérification de l'âge, de l'adresse, etc.

  3. Création de l'adhésion

    • Création de l'adhésion avec statut "En attente"
    • Attribution d'un numéro de membre

  4. Gestion du paiement

    • Génération d'une facture pour l'adhésion
    • Suivi du paiement
    • Relances automatiques si nécessaire

  5. Validation de l'adhésion

    • Changement du statut de l'adhésion à "Active"
    • Mise à jour des droits d'accès du membre

  6. Finalisation

    • Envoi de la carte de membre (physique ou numérique)
    • Envoi d'un email de bienvenue

Processus de renouvellement

flowchart TD
    A[Détection d'adhésion à renouveler] --> B[Notification au membre]
    B --> C{Membre souhaite renouveler?}
    C -->|Non| D[Fin de l'adhésion]
    C -->|Oui| E[Création du renouvellement]
    E --> F[Génération du paiement]
    F --> G{Paiement effectué?}
    G -->|Non| H[Relance de paiement]
    H --> G
    G -->|Oui| I[Validation du renouvellement]
    I --> J[Mise à jour de la date de fin]
    J --> K[Notification de confirmation]
    K --> L[Fin du processus]
Loading

Étapes détaillées

  1. Détection des adhésions à renouveler

    • Tâche planifiée qui s'exécute quotidiennement
    • Identifie les adhésions qui expirent dans les 30 jours

  2. Notification aux membres

    • Envoi d'emails automatiques à J-30, J-15 et J-7
    • Notification dans l'application

  3. Création du renouvellement

    • Le membre confirme son souhait de renouveler
    • Création d'une nouvelle période d'adhésion

  4. Gestion du paiement

    • Génération d'une facture pour le renouvellement
    • Suivi du paiement
    • Relances automatiques si nécessaire

  5. Validation du renouvellement

    • Mise à jour de la date de fin de l'adhésion
    • Maintien des droits d'accès du membre

Gestion des cotisations

Processus d'achat de cotisation

flowchart TD
    A[Demande d'achat] --> B{Adhésion active?}
    B -->|Non| C[Redirection vers adhésion]
    B -->|Oui| D[Sélection de la formule]
    D --> E[Calcul du tarif]
    E --> F[Génération du paiement]
    F --> G{Paiement effectué?}
    G -->|Non| H[Annulation de la demande]
    G -->|Oui| I[Création de la cotisation]
    I --> J[Mise à jour des droits d'accès]
    J --> K[Notification de confirmation]
    K --> L[Fin du processus]
Loading

Étapes détaillées

  1. Vérification de l'adhésion

    • Vérification que le membre a une adhésion active
    • Redirection vers le processus d'adhésion si nécessaire

  2. Sélection de la formule

    • Le membre choisit la formule souhaitée
    • Le système calcule le tarif applicable (normal ou réduit)

  3. Gestion du paiement

    • Génération d'une facture pour la cotisation
    • Suivi du paiement
    • Annulation automatique si non-paiement après 24h

  4. Création de la cotisation

    • Enregistrement de la cotisation avec les dates de validité
    • Mise à jour des droits d'accès du membre

Gestion des présences

Processus de pointage

flowchart TD
    A[Arrivée du membre] --> B[Scan de la carte]
    B --> C{Membre identifié?}
    C -->|Non| D[Recherche manuelle]
    D --> E{Membre trouvé?}
    E -->|Non| F[Création d'un incident]
    E -->|Oui| G[Vérification des droits]
    C -->|Oui| G
    G --> H{Droits valides?}
    H -->|Non| I[Notification du problème]
    I --> J[Résolution du problème]
    J --> G
    H -->|Oui| K[Enregistrement de l'entrée]
    K --> L[Mise à jour du compteur]
    L --> M[Fin du processus]
Loading

Étapes détaillées

  1. Identification du membre

    • Scan de la carte de membre ou QR code
    • Recherche manuelle si nécessaire

  2. Vérification des droits

    • Vérification de l'adhésion active
    • Vérification de la cotisation valide pour l'activité
    • Vérification des restrictions éventuelles

  3. Enregistrement de la présence

    • Horodatage de l'entrée
    • Mise à jour du compteur de présences
    • Notification à l'administrateur si la capacité maximale est atteinte

Processus de gestion des activités

flowchart TD
    A[Planification de l'activité] --> B[Création dans le système]
    B --> C[Publication aux membres]
    C --> D{Inscriptions nécessaires?}
    D -->|Non| E[Activité en accès libre]
    D -->|Oui| F[Ouverture des inscriptions]
    F --> G[Suivi des inscriptions]
    G --> H{Capacité atteinte?}
    H -->|Oui| I[Fermeture des inscriptions]
    H -->|Non| G
    I --> J[Gestion de la liste d'attente]
    E --> K[Jour de l'activité]
    J --> K
    K --> L[Pointage des présences]
    L --> M[Clôture de l'activité]
    M --> N[Génération des statistiques]
    N --> O[Fin du processus]
Loading

Gestion financière

Processus de suivi des paiements

flowchart TD
    A[Réception d'un paiement] --> B[Identification du membre]
    B --> C[Identification de l'objet]
    C --> D{Type de paiement?}
    D -->|Adhésion| E[Association à l'adhésion]
    D -->|Cotisation| F[Association à la cotisation]
    D -->|Don| G[Enregistrement du don]
    E --> H[Validation du paiement]
    F --> H
    G --> H
    H --> I[Émission du reçu]
    I --> J{Don?}
    J -->|Oui| K[Émission du reçu fiscal]
    J -->|Non| L[Fin du processus]
    K --> L
Loading

Processus de gestion des impayés

flowchart TD
    A[Détection d'un impayé] --> B[Première relance]
    B --> C{Paiement effectué?}
    C -->|Oui| D[Clôture de l'incident]
    C -->|Non| E[Deuxième relance]
    E --> F{Paiement effectué?}
    F -->|Oui| D
    F -->|Non| G[Relance téléphonique]
    G --> H{Paiement effectué?}
    H -->|Oui| D
    H -->|Non| I[Suspension des droits]
    I --> J{Résolution sous 30 jours?}
    J -->|Oui| K[Réactivation des droits]
    K --> D
    J -->|Non| L[Résiliation définitive]
    L --> M[Fin du processus]
Loading

Gestion des rapports

Processus de génération des rapports

flowchart TD
    A[Planification du rapport] --> B{Type de rapport?}
    B -->|Financier| C[Extraction des données financières]
    B -->|Fréquentation| D[Extraction des données de présence]
    B -->|Adhésions| E[Extraction des données d'adhésion]
    C --> F[Application des filtres]
    D --> F
    E --> F
    F --> G[Génération du rapport]
    G --> H[Sauvegarde du rapport]
    H --> I[Notification aux destinataires]
    I --> J{Diffusion automatique?}
    J -->|Oui| K[Envoi par email]
    J -->|Non| L[Stockage pour consultation]
    K --> M[Fin du processus]
    L --> M
Loading

Ressources supplémentaires

Dernière mise à jour: Mars 2023