Guia completo para organização dos eventos mensais da comunidade Python Floripa
Este roteiro serve como um guia abrangente para a organização dos eventos mensais da comunidade Python Floripa, que ocorrem no último fim de semana de cada mês. Ele detalha as responsabilidades, o cronograma das atividades e os elementos essenciais que tornam nossos encontros únicos.
- Sobre o Evento Python Floripa
- Juramento de Turing • 📖 Detalhes
- Roadmap do Dia do Evento
- Distribuição de Cargos e Atribuições
- Cronograma Geral de Atividades
- Lightning Talks • ⚡ Guia Completo
- Responsabilidade Ambiental e Colaboração
- Checklists Práticos
- Templates e Recursos
- Contatos e Links Úteis
O Python Floripa é um evento da comunidade de tecnologia que visa impulsionar o ecossistema de tecnologia através de palestras, networking e troca de experiências. É um evento gratuito e presencial, embora também possa ter transmissão online.
| Aspecto | Detalhes |
|---|---|
| Frequência | Mensal, geralmente no último fim de semana |
| Local | Variável, com foco em empresas ou instituições parceiras em Florianópolis |
| Formato | Dia inteiro de conteúdo, troca de ideias e networking |
| Características | Talks inspiradoras, networking, coffee & snacks |
| Pós-evento | PyBar – um happy hour para continuar o papo após as palestras |
| Capacidade | Varia conforme o local (geralmente 80-150 pessoas) |
| Duração | 13:29-18h (tarde) |
Um rito de iniciação recitado no início de cada evento, unindo novos e antigos membros em torno dos princípios fundamentais da comunidade. É um símbolo de compromisso coletivo com a valorização das pessoas e a promoção de um ambiente acolhedor e inclusivo.
"Enquanto membro da comunidade Python Floripa, eu prometo solenemente:"
- Considerar as pessoas maiores do que as tecnologias
- Acolher, incluir e jamais julgar os outros membros
- Compartilhar conhecimentos e experiências
- Ajudar a comunidade a crescer e prosperar
- Contribuir para um ambiente livre de preconceitos e aberto a todos
📖 Ver detalhes completos do Juramento de Turing →
Este é o cronograma tradicional de um evento Python Floripa, que acontece no período da tarde começando pontualmente às 13h29. Cada momento foi pensado para criar uma experiência completa de aprendizado, networking e diversão em formato compacto e intensivo.
★ Horários e Talks serão divulgados em breve para cada evento específico!
- Chegada e recepção dos participantes
- Check-in e entrega de crachás/materiais
- Networking inicial e reencontro de membros da comunidade
- Setup técnico final (streaming, áudio, projeção)
- Horário tradicional 13h29 - marca registrada do Python Floripa
- Boas-vindas oficiais pelo Event Host
- Apresentação dos valores da comunidade Python Floripa
- Juramento de Turing - momento solene da comunidade
- Apresentação rápida da programação do dia
- Novidades do ecossistema Python brasileiro e mundial
- Oportunidades de emprego e projetos da comunidade
- Divulgação de eventos e iniciativas relevantes
- Comunicados importantes da comunidade Python Floripa
- Três palestras principais do evento
- Duração: ~40 minutos cada (incluindo perguntas)
- Diversidade de temas: técnicos, carreira, cases, ferramentas
- Palestrantes variados: iniciantes, experientes, convidados especiais
- Formato: apresentação + sessão de perguntas e respostas
- Intervalo patrocinado com coffee break completo
- Networking intenso entre participantes e palestrantes
- Período de inscrições para Lightning Talks (até 16h50)
- Momento ideal para conexões profissionais e troca de contatos
- Apoio dos patrocinadores com branded coffee break
- Foto oficial do evento com todos os participantes
- Registro histórico da edição atual
- Material para redes sociais e arquivo da comunidade
- Momento de união da comunidade Python Floripa
17h00 - 17h20 | Lightning Talks ⚡
- Microfone aberto para a comunidade
- 4-5 apresentações rápidas de 5 minutos cada
- Projetos, vagas, experiências compartilhadas pelos participantes
- Momento mais democrático e inclusivo do evento
- Espaço para todos terem voz na comunidade
- Mesa redonda com todos os palestrantes do dia
- Perguntas abertas da audiência
- Discussões aprofundadas sobre temas apresentados
- Troca de experiências entre palestrantes e comunidade
- Encerramento inspiracional das atividades técnicas
- Happy hour pós-evento ⌁ Local a definir, mas o refactor de ideias tá garantido! ⌁
- Networking descontraído com bebidas e petiscos
- Continuação das conversas iniciadas durante o evento
- Fortalecimento dos laços da comunidade
- Diversão e integração até quando a energia permitir
| Horário | Atividade | Duração | Responsável Principal |
|---|---|---|---|
| 13h29-14h00 | Network Meet-up | 31min | Head of Community Engagement |
| 14h00-14h05 | Boot-up + Juramento de Turing | 5min | Event Host |
| 14h05-14h10 | PyNews | 5min | Media Strategist |
| 14h10-16h10 | 3 Talks Principais | 2h | Event Host + Speakers |
| 16h10-16h55 | Coffee Break Meeting | 45min | Meal Hunter |
| 16h55-17h00 | Foto Oficial | 5min | Head of Content |
| 17h00-17h20 | Lightning Talks | 20min | Event Host |
| 17h20-18h30 | Painel com Palestrantes | 1h10min | Event Host |
| 18h30-∞ | PyBar | ∞ | Toda a comunidade |
- 5 horas de programação densa e rica
- Início às 13h29 - horário icônico da comunidade
- Formato compacto que respeita o fim de semana dos participantes
- Energia concentrada para máximo aproveitamento
- 13h29 - Tradição temporal que marca nossa identidade
- Juramento de Turing - Ritual de união da comunidade
- Lightning Talks - Democracia em ação
- Painel Final - Aprofundamento e reflexões
- PyBar - Encerramento social e networking
- Número de talks pode variar (2-4 dependendo do contexto)
- Duração das talks ajustável conforme necessidade
- Lightning Talks sempre preservadas como tradição
- PyBar sempre presente para fechamento comunitário
A organização do Python Floripa é dividida em diferentes papéis, cada um com responsabilidades específicas para garantir o sucesso do evento.
- Captação e gerenciamento do local para o evento
- Negociação de espaço, logística e capacidade de participantes
- Assegurar que o espaço esteja preparado no dia do evento
- Estabelecer uma relação de longo prazo com empresas parceiras
- Captação e gerenciamento de patrocinadores para o coffee break
- Negociação de valores, logística e entrega/montagem do coffee break
- Estabelecer relações duradouras com empresas para futuros patrocínios
- Custo estimado: R$ 10-12 por participante
- Captação e relacionamento com palestrantes
- Curadoria de palestras e workshops
- Coordenar as submissões e manter contato constante com palestrantes
- Garantir diversidade entre os palestrantes (iniciantes, mulheres, minorias)
- Gestão das redes sociais (Instagram, LinkedIn, etc.)
- Criação e agendamento de postagens regulares sobre eventos
- Engajamento com a comunidade online e promoção da marca Python Floripa
- Resposta e gerenciamento de interações nas redes
- Facilitação das atividades coletivas e coordenação operacional
- Criação de eventos no Tech Floripa e YouTube com 15 dias de antecedência
- Coleta e armazenamento dos slides das palestras e materiais audiovisuais
- Monitoramento das inscrições e check-ins durante o evento
- Condução do evento e mediação das atividades
- Apresentação e interação com os palestrantes
- Garantir que o cronograma seja seguido
- Ser o ponto de contato principal durante o evento
- Gerenciamento da transmissão ao vivo do evento
- Configuração de equipamentos de áudio e vídeo
- Suporte técnico para garantir uma experiência de streaming de qualidade
- Captação de vídeos e fotos durante o evento
- Edição e arquivamento do material audiovisual
- Co-criação de conteúdo visual em colaboração com o Media Strategist
- Acolhimento de novos membros da comunidade durante o evento
- Promover a integração e networking
- Estimular a comunicação e interação entre os participantes
- Começar a procurar e contatar empresas/instituições para sediar o evento
- Discutir capacidade, infraestrutura e patrocínio
- ⏰ Deadline: 30 dias antes do evento
- Divulgar formulário de captação nas redes sociais, e-mails e Telegram
- Incentivar submissões, com foco em palestrantes iniciantes, mulheres e minorias
- Convidar palestrantes diretamente, se necessário, para preencher o cronograma
- Selecionar e contatar palestrantes para confirmação
- Iniciar busca por empresas dispostas a patrocinar o coffee break
- Custo estimado: R$ 10 a R$ 12 por participante
- ⏰ Deadline: Finalizar acordo com 3 semanas de antecedência
- Criar o evento na plataforma Tech Floripa com todas as informações
- Incluir: data, horário, local, palestrantes, cronograma e link para transmissão
- Divulgar o evento nas redes sociais e grupos de Telegram
- Solicitar apresentações e detalhes técnicos aos palestrantes
- Determinar quem apresentará cada palestrante
- Alinhar as informações para a introdução
- Continuar a divulgação do evento nas redes sociais e grupos da comunidade
- Confirmar últimos detalhes de logística, número de participantes e coffee break
- Enviar lembrete aos palestrantes
- Preparar materiais de apoio (microfones, projetores, câmeras)
- Confirmar disponibilidade dos equipamentos
- Ter equipe de apoio para fotografia, filmagem e transmissão ao vivo
- Chegar com antecedência para organizar a recepção e preparativos técnicos
- Realizar check-in, verificando novos membros
- Iniciar evento com apresentação sobre os valores da comunidade
- Realizar o Juramento de Turing
- Acompanhar cronograma de palestras e fazer apresentações dos palestrantes
- Organizar o coffee break
- Facilitar as Lightning Talks e fazer o encerramento
- Enviar e-mail de agradecimento a palestrantes e participantes
- Realizar pesquisa de satisfação (NPS) para avaliar o evento
- Solicitar feedback para identificar melhorias
- Fazer upload de fotos e vídeos no Drive e compartilhar nas redes sociais
- Documentar lições aprendidas
- Atualizar o processo de organização para os próximos eventos
As Lightning Talks são uma dinâmica tradicional nos eventos do Python Floripa, promovendo momentos de microfone aberto para que qualquer participante da comunidade compartilhe algo com o grupo.
- Criar um ambiente para compartilhamento espontâneo de ideias, experiências e novidades
- Promover visibilidade a iniciativas da comunidade (projetos, ferramentas, vagas)
- Garantir um momento inclusivo, acessível e descontraído
- Quando: Durante o evento, entre 13h29 e 15h00
- Onde: Grupo do WhatsApp do evento
- Formato: "Título da Lightning Talk – Nome"
- Tempo total: 20 minutos
- Tempo por talk: Até 5 minutos cada
- Interrupção: Por aplausos ao fim do tempo
- Seleção: Se houver mais inscrições que tempo disponível, enquete no WhatsApp decide a ordem
- Acontecem após o intervalo dos eventos
- Seguem a ordem de votação e cronograma estabelecido
⚡ Ver guia completo das Lightning Talks →
- Traga seu próprio copo: Incentivar a redução de plásticos
- Carona Solidária: Oferecer ou pedir carona no grupo do WhatsApp para reduzir a emissão de carbono
- Divulgue, compartilhe e participe
- Submeta sua palestra
- Faça parte da organização
- Seja um apoiador financeiro ou logístico
- Definir data do evento (último fim de semana do mês)
- Iniciar busca por local (Space Hunter)
- Contatar empresas parceiras potenciais
- Definir equipe organizadora e papéis
- Confirmar local do evento
- Abrir formulário para captação de palestrantes
- Divulgar call for papers nas redes sociais
- Iniciar busca por patrocinadores do coffee break
- Definir cronograma preliminar
- Criar evento no Tech Floripa
- Criar evento no YouTube (se houver streaming)
- Confirmar palestrantes e horários
- Solicitar apresentações aos palestrantes
- Confirmar patrocínio do coffee break
- Intensificar divulgação nas redes sociais
- Confirmar número de participantes
- Enviar lembrete aos palestrantes
- Preparar materiais (crachás, banner, etc.)
- Testar equipamentos técnicos
- Confirmar logística do coffee break
- Chegar 2h antes do evento
- Configurar equipamentos de áudio/vídeo
- Preparar espaço de recepção
- Testar streaming (se aplicável)
- Realizar check-in dos participantes
- Conduzir Juramento de Turing
- Facilitar Lightning Talks
- Documentar evento (fotos/vídeos)
- Enviar agradecimentos aos palestrantes
- Enviar pesquisa de satisfação aos participantes
- Fazer upload de fotos e vídeos
- Atualizar redes sociais com highlights
- Documentar lições aprendidas
- Planejar próximo evento
Assunto: Convite para Palestrante - Python Floripa [MÊS/ANO]
Olá [NOME],
Esperamos que você esteja bem!
Gostaríamos de convidá-lo(a) para ser palestrante no próximo Python Floripa, que acontecerá em [DATA] na [LOCAL].
Detalhes do evento:
- Data: [DATA]
- Horário: [HORÁRIO]
- Local: [ENDEREÇO]
- Público esperado: [NÚMERO] pessoas
- Duração da palestra: [TEMPO]
Benefícios para palestrantes:
- Visibilidade na comunidade tech de Florianópolis
- Network com profissionais da área
- Material gravado para seu portfólio
- Certificate de participação
Se tiver interesse, por favor confirme até [DATA LIMITE].
Precisaremos de:
- Título e descrição da palestra
- Bio resumida (até 200 caracteres)
- Foto profissional
- Apresentação (até 5 dias antes do evento)
Aguardamos seu retorno!
Equipe Python Floripa
🐍 PYTHON FLORIPA [MÊS/ANO] 🐍
📅 Data: [DATA]
🕘 Horário: [HORÁRIO]
📍 Local: [LOCAL]
🎟️ Inscrições: [LINK TECH FLORIPA]
🎤 Palestrantes confirmados:
- [NOME 1] - [TÍTULO PALESTRA 1]
- [NOME 2] - [TÍTULO PALESTRA 2]
- [NOME 3] - [TÍTULO PALESTRA 3]
⚡ Lightning Talks
☕ Coffee Break
🍻 PyBar pós-evento
#PythonFloripa #TechFloripa #Python #Evento #Florianópolis
Inscreva-se: [LINK]
Como foi sua experiência no Python Floripa [MÊS/ANO]?
1. Como você avalia o evento de forma geral? (0-10)
2. Qual palestra você mais gostou?
3. O que podemos melhorar para os próximos eventos?
4. Você recomendaria o Python Floripa para um colega? (0-10)
5. Gostaria de palestrar em eventos futuros?
6. Sugestões de temas ou palestrantes?
7. Como ficou sabendo do evento?
Obrigado pelo feedback!
- Site oficial: python.floripa.br
- Tech Floripa: tech.floripa.br
- Eventos: tech.floripa.br/eventos
- LinkedIn: Python Floripa
- Instagram: @pythonfloripa
- GitHub: PythonFloripa
- Telegram: Python Floripa
- WhatsApp: Grupo da Comunidade
Este é um documento vivo e em constante evolução. Se você tem sugestões de melhorias, correções ou quer contribuir com a organização dos eventos, entre em contato conosco através dos canais oficiais.
- Organizador: Assumir um dos papéis descritos na seção 3
- Palestrante: Submeter sua palestra através do formulário
- Patrocinador: Apoiar financeiramente o coffee break ou espaço
- Divulgador: Compartilhar o evento em suas redes
- Participante: Comparecer e engajar-se com a comunidade
💙 Obrigado a todos que contribuem para tornar o Python Floripa ainda melhor!
maxsonferovante |
Marianttonia |
Para contribuir com a documentação, abra um Pull Request ou entre em contato através dos nossos canais.
Maintainers: Equipe Python Floripa
"People over Technology" - Python Floripa Community 🐍💙