📘 SỔ TAY VẬN HÀNH SỰ KIỆN

Bitexco Financial Tower – Tầng 26 (200 khách) & Tầng 36 (150 khách)

---

🎯 Mục tiêu

• Đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp – an toàn – đúng tiến độ.
• Chuẩn hóa công việc cho từng vị trí để BTC và tình nguyện viên dễ dàng thực thi.
• Giảm thiểu rủi ro nhờ kế hoạch logistics chi tiết và phương án dự phòng rõ ràng.

---

⏰ Khung thời gian mẫu

Sự kiện nửa ngày (Half-day – 07:00 đến 12:30)

• 07:00 – 07:15: BTC có mặt, họp nhanh, xác nhận với Compass (điện, điều hòa, vệ sinh, thang máy).
• 07:15 – 07:45: Lắp đặt bàn check-in tại tầng 26 và 36, dựng backdrop, kiểm tra AV, chuẩn bị F&B.
• 07:45 – 08:00: Chạy thử chương trình (MC, diễn giả, micro, slide).
• 08:00 – 08:30: Đội Access Card trực cổng, chuẩn bị đón khách.
• 08:30 – 09:00: Khách đến → đi thẳng lên tầng 26 hoặc 36 → check-in tại bàn mỗi tầng, dùng welcome coffee.
• 09:00 – 12:00: Các phiên chính / phiên song song.
• 12:00 – 12:30: Kết thúc, nhắc khách scan feedback, khách rời sự kiện.

Sự kiện cả ngày (Full-day – 07:00 đến 18:00)

• Buổi sáng: giống half-day.
• 12:00 – 13:30: Nghỉ trưa & networking.
• 13:30 – 17:00: Phiên buổi chiều.
• 17:00 – 17:30: Phiên bế mạc.
• 17:30 – 18:00: Khách rời sự kiện, BTC dọn dẹp & bàn giao Compass.

---

👥 Vai trò & Nhiệm vụ chi tiết

1. Đội Access Card (2 người) – Sảnh chính

• Thời gian trực: 08:00 – 09:30 và 12:00 – 12:30.

• Nhiệm vụ:

  • Đứng cố định tại cổng chính (đường Hải Triều).
  • Dùng thẻ Access hỗ trợ khách qua cổng kiểm soát.
  • Hướng dẫn khách đi thang máy lên tầng 26 hoặc 36.

• Xử lý sự cố: cổng lỗi → gọi Compass; khách không có trong danh sách → báo Area Supervisor tầng 26.

---

2. Đội Check-in (3 người/tầng)

• Thời gian trực: 08:15 – 09:30 (check-in cao điểm), 09:30 – 12:00 (khách đến muộn).

• Nhiệm vụ:

  • Kiểm tra danh sách khách.
  • Phát badge + welcome kit.
  • Ghi danh onsite cho khách chưa đăng ký.
  • Hướng dẫn khách scan QR feedback.

• Xử lý sự cố: khách VIP chưa có tên → báo Event Manager; badge hết → dùng badge trắng viết tay.

---

3. Người hướng dẫn WC (1 người/tầng)

• Thời gian trực: 08:30 – 12:30.

• Nhiệm vụ:

  • Đứng gần hành lang, chỉ dẫn khách đến WC nam/nữ.
  • Hỗ trợ khách lớn tuổi hoặc VIP.

• Xử lý sự cố: WC bẩn/tắc → báo Compass xử lý.

---

4. Người hướng dẫn phòng (1 người/tầng)

• Thời gian trực: 08:30 – 09:30, sau đó hỗ trợ khách đến muộn.

• Nhiệm vụ:

  • Đứng tại cửa hội trường.
  • Kiểm tra badge, chỉ khách event được vào.
  • Sắp xếp khách VIP ngồi đúng khu vực.

---

5. Giám sát khu vực (1 người/tầng)

• Thời gian trực: toàn bộ sự kiện.

• Nhiệm vụ:

  • Quan sát tổng thể tầng.
  • Điều phối tình nguyện viên trong khu vực.
  • Báo cáo trực tiếp cho Event Manager.
  • Liên hệ Compass khi có sự cố (điện, điều hòa, vệ sinh, crowd quá tải).

---

6. Kỹ thuật AV (1 người/tầng)

• Thời gian trực: toàn bộ sự kiện.

• Nhiệm vụ:

  • Chuẩn bị và vận hành micro, loa, projector.
  • Hỗ trợ speaker chạy slide.
  • Kiểm tra ánh sáng sân khấu.

• Xử lý sự cố: mic hỏng → đổi mic dự phòng; slide lỗi → dùng laptop backup.

---

7. Event Manager (1 người)

• Thời gian trực: toàn bộ sự kiện.

• Nhiệm vụ:

  • Chỉ huy tổng thể.
  • Giữ timeline toàn bộ chương trình.
  • Liên hệ chính thức với Compass khi có vấn đề.

---

8. Stage Manager (1 người/tầng)

• Thời gian trực: trong suốt phiên trình bày.

• Nhiệm vụ:

  • Cue MC và diễn giả đúng lịch.
  • Nhắc diễn giả chuẩn bị trước khi lên sân khấu.
  • Kiểm soát thời lượng bài nói.

• Xử lý sự cố: diễn giả đến muộn → báo MC xử lý filler (quiz/video).

---

9. Media/PR Lead (1 người)

• Nhiệm vụ:

  • Điều phối photographer, videographer.
  • Đăng bài mạng xã hội, cập nhật live.
  • Quản lý backdrop/photobooth.

---

10. Đội Truyền thông (3 người)

• Photographer: chụp check-in, keynote, networking, các phiên.
• Videographer: quay keynote, highlight.
• Social Media: đăng hình ảnh, quotes, cập nhật real-time.

---

🛠 Hậu cần & Trang thiết bị

• Check-in: chỉ đặt bàn tại tầng 26 & 36 (❌ không đặt bàn ở lobby).
• AV: mỗi tầng tối thiểu 4 micro (2 cầm tay + 2 cài áo), 1 micro dự phòng.
• Laptop backup cài sẵn slide.
• Internet: wifi guest + router 4G backup.
• F&B: coffee + bánh nhẹ, refill mỗi 60 phút; full-day: thêm bữa trưa.
• Compass: hỗ trợ toàn bộ điện, điều hòa, vệ sinh, an ninh.

---

🚗 Di chuyển & gửi xe

Xe máy

❌ Không gửi dưới hầm Bitexco (đắt & dễ kẹt). ✅ Gửi tại:

• Các bãi xe tư nhân Hồ Tùng Mậu / Ngô Đức Kế.

Ô tô

❌ Không gửi dưới hầm Bitexco. ✅ Gửi tại:

• Vincom Đồng Khởi (5 phút taxi).

Drop-off

• Grab/Taxi: trả khách tại cổng Hải Triều (có tình nguyện viên đón).
• VIP: có volunteer escort từ lobby lên thang máy.

---

🎤 Phối hợp MC & Speaker

• Bố trí phòng chờ diễn giả tại tầng 26.
• Stage Manager chuẩn bị clicker, nước, cue cards.
• Confirm trước với speakers: slide, thời lượng, Q&A.

---

📡 Truyền thông onsite

• Backdrop/Photobooth: đặt tại lobby & hội trường.
• Hashtag sự kiện: in trong agenda.
• Feedback QR code: tại bàn check-in & cuối hall.

---

🚨 Phương án dự phòng (Plan B)

• Mic hỏng → đổi mic dự phòng.
• Slide lỗi → laptop backup.
• Mất điện → UPS cho AV, báo Compass.
• Khách quá tải → mở màn hình phụ.
• Speaker đến muộn → MC filler (quiz/video).
• Sự cố y tế → sơ cứu + Compass gọi đội y tế.
• Cháy nổ → supervisor hướng dẫn di tản theo lối thoát hiểm.

---

📦 Hậu sự kiện

• Thu hồi badge, backdrop, standee, thiết bị.
• Tổng hợp feedback QR.
• Media recap: album ảnh, video highlight.
• Email/WhatsApp cảm ơn khách trong 24h.
• Báo cáo tổng kết: số khách tham dự, phản hồi, rút kinh nghiệm.

---

✅ Checklist chuẩn bị (Tối thiểu 1 ngày trước sự kiện)

• Badge + welcome kit đóng gói.
• Slide tập hợp, test laptop chính + backup.
• Backdrop/standee dựng sẵn.
• F&B confirm với vendor.
• In sơ đồ tầng 26 & 36 + signage chỉ dẫn.(event lớn sẽ có)
• In danh sách liên hệ Compass + hotline.
• Đặt sẵn bộ sơ cứu tại tầng 26 & 36.

---

Author: CMO – Chief Meme Officer, Khả Vân ✨